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- Les organisations paient les droits d'adhésion annuels des sociétés membres et s'engagent à respecter la déclaration de principe. Les membres qui n’adhèrent pas l’ARIM en tant que sociétés et les sociétés non-membres l'ARIM qui désirent enregistrer leurs sondages doivent payer les droits d'enregistrement et s’engager à respecter la déclaration de principe.
- Le Centre des appels entrants entre les données du formulaire dans le système et la personne qui s'enregistre reçoit un numéro d'identification. Le bureau d'administration émet des factures mensuelles pour tous les sondages enregistrés au cours du mois par les membres de l'ARIM qui ne sont pas des sociétés et par les non-membres de l'ARIM.
- La personne ou la société enregistrée commence son sondage. Le numéro de téléphone sans frais de l’ARIM et le numéro d'enregistrement du sondage de la personne ou de la société enregistrée doivent être fournis sur demande aux répondants. Les personnes ou sociétés enregistrées peuvent décider que les intervieweurs donneront ces renseignements aux répondants.
- Le Centre des appels entrants reçoit l'appel d'un répondant au numéro sans frais et effectue l'une des tâches suivantes :
- confirme la validité du sondage enregistré;
- ne parvient pas à identifier le sondage;
- et (ou) note les commentaires ou la plainte.
- S'il ne parvient pas à confirmer la validité du sondage, le Centre des appels entrants indiquera au répondant d'autres numéros de téléphone à appeler pour déposer une plainte (Bell, ACDM, CRTC, etc.) Si le Centre des appels entrants confirme la validité du sondage et que le répondant souhaite déposer une plainte, le Centre des appels notera tous les détails de la plainte et enverra un rapport au Bureau de l'administration.
- Le Bureau d'administration tentera de régler la plainte à la satisfaction du répondant. S'il n'y parvient pas, le Bureau d'administration transmettra le rapport de plainte à l'agent d'information de l'ARIM qui communiquera avec la personne ou la société enregistrée en question pour connaître son point de vue et communiquera également avec le répondant pour vérifier si son intervention peut régler la plainte. S'il échoue, le rapport de plainte et le rapport de l'agent d'information seront immédiatement transmis au Comité des plaintes, constitué de trois membres du Conseil des agences de recherche et du Conseil des utilisateurs de recherche.
- Le Comité des plaintes examinera la plainte et essaiera de la régler. S'il n'y parvient pas et que la personne ou la société enregistrée a réalisé un sondage enregistré en violation de la déclaration de principe, le Comité des plaintes peut demander une sanction contre la personne ou la société enregistrée. Pendant toute la durée du processus, la personne ou la société enregistrée et le répondant seront tenus informés.
- Après cette étape, la personne ou la société enregistrée et le répondant peuvent aller en appel. Si aucune des deux parties ne sont satisfaites de la décision rendue par le Comité des plaintes, elles peuvent faire appel par écrit au Conseil d'administration qui transmettra l'information au Bureau d'appel. Le Bureau d'appel, nommé par le Conseil d'administration, sera constitué d'un membre du Conseil d'administration (qui n'est pas membre du Comité des plaintes), d'un représentant des consommateurs et d'une tierce personne qui sera désignée par le membre du Conseil d'administration et le représentant des consommateurs. La décision et l'ordonnance du Bureau d'appel sont considérées comme finales.
- Le Comité des plaintes ou le Bureau d'appel peuvent ordonner des sanctions à l'encontre d'une personne ou société enregistrée. Les sanctions consistent à interrompre le droit d'utiliser le système d'enregistrement des sondages pendant des périodes de temps déterminées. Une personne ou société enregistrée peut se voir interdire indéfiniment l'utilisation du système d'enregistrement des sondages à la quatrième violation de la déclaration de principe.
- L'ARIM se réserve le droit de faire connaître publiquement les résultats des décisions et (ou) des appels dans le meilleur intérêt de l'industrie du sondage et de la recherche marketing et de celui du public qu'elle dessert.
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